TECNOLOGIA JURÍDICA

Aplicativos podem melhorar produtividade de advogados. João Ozorio de Melo é correspondente da revista Consultor Jurídico nos Estados Unidos.Revista Consultor Jurídico, 2 de maio de 2012

Telefones inteligentes, que muitos preferem chamar de smartphones, tablets, que poucos ousam chamar de tabuleta, e seus aplicativos, que alguns preferem chamar de apps, são mais poderosos que muitos computadores de mesa (desktops) ou computadores portáteis (laptops ou notebooks) ainda em uso. Entretanto, nenhum desses aparatos eletrônicos tem o poder de tornar um advogado mais competente. Nem mais produtivo, se o advogado já não tem essa qualidade. “Mas, quando usados apropriadamente, ajudam muito a aperfeiçoar a prática da advocacia e aumentar, substancialmente, a produtividade”, diz o advogado Sam Glover, que tem como clientes alguns nerds da informática e é editor da publicação The Lawyerist.

Os aplicativos dos telefones da Apple, Android e Windows, bem como do iPad e outros tablets, devem ser compatíveis com os softwares e serviços utilizados pelo advogado em seu computador. Afinal, ninguém quer um sistema de gerenciamento de casos, por exemplo, que só funciona no telefone inteligente. Nenhum aplicativo deve “aprisionar” seus dados dentro do telefone, embora, de qualquer forma, o usuário precise de algo como o Dropbox para aproveitá-los da melhor forma possível.

Em um artigo para a revista da American Bar Association (ABA), a ordem dos advogados dos Estados Unidos, o autor apresenta os aplicativos que usa e recomenda. O especialista em aplicativos jurídicos e colunista da ConJur, Alexandre Atheniense, que discutiu a utilidade dessas ferramentas com Sam Glover no “Techshow” da ABA em Chicago, no mês passado, coloca as sugestões em contexto para os advogados brasileiros:

Ler documentos: GoodReader

É um aplicativo compatível com iOS, que não se usa todos os dias, mas, definitivamente, é impossível viver sem ele. É um dos primeiros aplicativos que se deve adquirir para um novo iPhone ou iPad. O GoodReader é bom para ver documentos, mas faz mais do que seu nome (BomLeitor) sugere. Ele se parece com um daqueles canivetes suíços, que têm ferramentas para tudo, isto é, para ver e gerenciar documentos. Um de seus principais recursos é a sua capacidade de sincronizar documentos de uma grande variedade de servidores, como Dropbox, Google Docs, FTP e e-mail.

O autor conta que, antes de ir para o tribunal, sincroniza todos os arquivos do cliente no Dropbox e transfere os documentos relevantes para o GoodReader, que tem um navegador de documentos com abas, o que facilita o acesso a qualquer um deles, durante a audiência. Ele diz que não conhece uma alternativa para o GoodReader, mas lembra que o advogado pode usar o Dropbox, que é compatível com Android, iOS, Windows, OS X, Linux e com a computação em nuvem, se estiver sempre conectado e não quiser sincronizar os arquivos em seu dispositivo.

A propósito, o Dropbox é um serviço de hospedagem de arquivos baseado na Web, que usa um sistema de armazenamento em rede para se guardar arquivos e pastas, que podem ser compartilhados com outros usuários pela internet, utilizando-se a sincronização de arquivos, segundo explica a Wikipédia. Há versões gratuitas e pagas do serviço, cada um com suas opções. O advogado poder fazer o download do site da empresa: www.dropbox.com.

Alexandre Atheniense — O GoodReader me parece o aplicativo mais adequado para sincronizar, ler, fazer anotações e compartilhar textos. A exemplo de Sam Glover, várias vezes antes de ir a uma audiência, sustentação oral ou reuniões de negócios, uso o GoodReader para sincronizar os arquivos de dados de um cliente ou assunto que vai ser tratado. Depois sempre faço uma leitura prévia e preparo minhas anotações, que serão úteis posteriormente. O GoodReader acessa arquivos de diversos formatos. Além disso, nem todos os aplicativos que prometem visualização de arquivos funcionam bem com arquivos pdf e txt muito extensos. O GoodReader não tem limites quanto ao tamanho de arquivos para propiciar conforto no acesso.

Outra grande vantagem é que este aplicativo permite que o usuário possa gerenciar os arquivos baixados em diretórios personalizados, renomeá-los e localizá-los por diferentes critérios.

Outro ponto forte do GoodReader é a segurança. O aplicativo propicia até duas senhas para proteção do acesso e opera com o sistema de criptografia de dados para as versões do sistema operacional iOS da Apple.

Gerenciar tarefas: RTM e Wunderlist

Um dos melhores usos de um telefone inteligente e dos tablets é o de gerenciar a lista de tarefas (ou a agenda do dia). O autor diz que é viciado em gerenciadores de tarefas e já tentou todos os aplicativos que caíram em suas mãos. Mas prefere o aplicativo Remember the Milk (RTM), cujo nome é uma referência a um item comum em listas de tarefas cotidianas: “não esquecer do leite”. Ele é compatível com Android, iOS e computação em nuvem.

A preferência do autor se deve ao fato de que o uso do RTM é simples. Mas ele permite ao usuário criar facilmente listas de tarefas e relacionamentos mais complexos. O RTM permite ao advogado anotar tarefas em linguagem clara e objetiva, tal como “Memorando sumário do julgamento devido em 30/4”. E ele “assume” que o usuário deseja agendar esse compromisso para 30 de abril.

O advogado também pode conferir o Wunderlist, que é compatível com Android, iOS, Windows, OS X e computação em nuvem. É uma alternativa não tão inteligente como o RTM, mas faz o que muitas pessoas precisam que faça.

Alexandre Atheniense — O RTM é a ferramenta que uso há quatro anos para gerenciar todas as tarefas de diligências forenses com minha equipe. O RTM permite que uma tarefa seja compartilhada, o que torna essa ferramenta um excelente controlador das atividades profissionais, quando se trabalha em grupo. Toda a programação das atividades diárias é controlada pelo RTM, que por sua vez compartilha estas informações com a nossa agenda eletrônica, controlada pelo aplicativo Google Calendar.

Outra grande vantagem do RTM é a rapidez ao acesso das informações. Quando um cliente liga para saber sobre o andamento do processo ou sobre a próxima diligência a ser cumprida no processo, criamos uma rotina automatizada que, com três cliques pelo smartphone ou tablet, é possível responder a ele de forma precisa, informando-lhe inclusive a próxima atividade a ser exercida. O programa permite o cadastramento de atalhos com o endereço das páginas de tramitação processual dos tribunais, o que torna esta solução uma das mais eficientes para a área jurídica no quesito gerenciamento de tarefas.

Escrever em editor de texto: Daedalus, Writing Kit e Nebulous Notes

Se você não usa um editor de texto quando escreve, você deveria, diz o autor. O Word do Windows e o Pages do Mac, que são “processadores de textos”, na linguagem da computação, são muito bons e tudo o mais, mas você não deveria se preocupar com formatação do texto, margens ou qualquer outra distração quando está escrevendo um resumo dos fatos (brief), por exemplo. O autor diz que escreve todos os seus textos em um editor de texto simples. E, depois de pronto, copia e cola o texto qual seja o seu destino (Word, Pages, Web etc.) e o formata, conforme as necessidades.

Para o iPad, o editor de texto favorito do autor é o Daedalus, que usa uma interface de “pilhas de papel” (metaforicamente) e sincroniza com o Dropbox. Ele recomenda aos advogados que testem também o Writing Kit ou o Nebulous Notes, ambos compatíveis com iOS. Mas, declara que fica devendo uma recomendação de editor de texto para o Android, pois ainda não encontrou um que atendesse suas necessidades específicas. E observa: como se trata de editores de texto, você não pode editar os arquivos, usando o que for; não há formatação para complicar as coisas, quando você transfere documentos entre dispositivos.

Alexandre Atheniense — Além desses, há o Jota Text Editor, que é uma boa solução para quem precisa de um editor para Android. Se os usuários do sistema operacional Android necessitarem editar algum texto gerado em planilhas ou editor de textos, as melhores soluções são o QuickOffice (ver abaixo) ou o Documents to Go.

Escrever em processador de texto: QuickOffice, Word, Pages etc.

O autor diz que não usa processadores de texto frequentemente em seu telefone Android ou em seu iPad. Ele gosta do Pages, da Apple, no entanto. Mas, em geral, trabalhar com documentos formatados em uma plataforma móvel ainda leva a frustrações. E deve continuar assim, até que a Microsoft lance a sua segunda ou terceira versão do Office para cada plataforma. Ele sugere aos advogados que experimentem o QuickOffice, compatível com Android e iOS, como alternativa. Mas recomenda, altamente, que o advogado use um editor de texto para escrever, em vez de um processador de texto. Ou, alternativamente, use acesso remoto (explicado abaixo) para utilizar o Word ou o Pages no computador.

Alexandre Atheniense — Seja qual for o seu aplicativo escolhido, considere sempre a possibilidade de usar, quando for editar em processadores de textos para smartphone ou tablet, um teclado externo com recurso de comunicação via Bluetooth e um monitor de video externo. O teclado sem fio da Apple é uma ótima solução para entrada de dados, enquanto que o adaptador de vídeo da Apple, para monitores VGA ou HDMI, deve ser considerado para buscar mais conforto na edição mais demorada.

Fazer anotações (a mão): Upad e Penultimate

Se for adquirir um tablet, adquira também uma caneta stylus, sugere o autor. Ele prefere a da marca BoxWave. Embora muitas pessoas tenham se adaptado ao teclado na tela, muita gente ainda prefere fazer anotações a mão, como o faria em um bloco de anotações. Existem muitas opções boas entre os aplicativos para escrita a mão em tablets. O autor prefere o Upad, que é compatível com o iPad. Ele tem um mecanismo ótimo para escrita a mão e torna fácil exportar as anotações para PDF, e também para fazer anotações em fotos ou em documentos em PDF.

O autor diz que usa o Upad em reuniões com clientes, em depoimentos/testemunhos, nos tribunais e em muitos outros lugares. A única desvantagem é que ele não sincroniza com o Dropbox. Mas é fácil enviar um e-mail com um arquivo em PDF para você mesmo e, depois, transferi-lo para onde quiser. Ele recomenda aos advogados conferir, também, o Penultimate, compatível com o iPad. É uma alternativa com uma interface mais simples, mas com menos opões.

Alexandre Atheniense — Eu uso esses programas que permitem tomar notas e gravar as reuniões em todas as minhas entrevistas com clientes. No entanto, meu aplicativo preferido para isso é o Notability. A sua grande vantagem, que o destaca dos demais, é a possibilidade de indexar o arquivo de áudio gravado durante as entrevistas com as anotações. Por exemplo, quando quero acessar um determinado trecho da gravação durante uma reunião, basta clicar no trecho da anotação escrita para acessar rapidamente a parte que me interessa. Além disso, logo após a gravação, esse aplicativo exporta as anotações em formato rtf ou pdf para plataformas de computação em nuvem, como box.net, dropbox. E, ainda, possibilita o envido do arquivo de áudio e das anotações por e-mail.

Fazer anotações (com o teclado): Evernote e OneNote

Muita gente se acostumou a digitar suas anotações em uma tela tátil (touchscreen) e prefere isso a fazer anotações a mão. Mas quem não se adaptou a esse teclado digital, pode portar um teclado tradicional Bluetooth, quando houver muita digitação a fazer. O autor diz que usa um teclado wireless da Apple em casa, quando vai escrever em seu iPad.

Para fazer anotações com o teclado em seu tablet, e escrever textos mais longos, nada melhor do que o aplicativo Evernote, ele afirma. Esse app é compatível com Android, iOS, Windows, OS X e computação em nuvem. E é bom porque, além de possibilitar a realização de anotações diretamente, você pode fotografar notas em papel, quadros de aviso ou de qualquer coisa com textos. E o Evernote irá reconhecer os textos com admirável precisão, de forma que você pode buscá-los quando precisar.

O autor diz que usa o aplicativo no trabalho e também para gravar no tablet rótulos de uísque, vinho e queijos, além de cartões de visita, ideias para melhorar a casa, listas de compras, restaurantes que quer ir e muitas outras coisas. O Evernote sincroniza com os demais dispositivos, com computação em nuvem e com o computador. É compatível com Windows e Mac. Como alternativa, o advogado deve conferir, também, o OneNote da Microsoft. É compatível com iOS, Windows e computação em nuvem.

Alexandre Atheniense — O Evernote vem se tornando uma das ferramentas mais úteis em meu trabalho cotidiano, pela facilidade de capturar rapidamente textos e áudio, em várias situações. Uma das grandes vantagens do Evernote é a possibilidade de localizar textos a partir de uma imagem, o que poucos programas de anotações conseguem fazer. O sincronismo dos dados entre as diversas plataformas é outro grande diferencial. Recentemente, o Evernote lançou o aplicativo Foods que permite ao usuário criar um banco de dados, com imagens e anotações, dos seus pratos favoritos, registrando o local onde estava e suas impressões sobre a experiência gastronômica.

Acessar remotamente o computador: Splashtop, Screens VNCe GoToMyPC

Não é possível fazer tudo em um tablet. Assim, o computador ainda é necessário para muitos trabalhos. Há algumas ótimas opções de acesso remoto ao computador para tablets, diz o autor. Ele prefere Splashtop, compatível com iOS, Windows, Android e OS X. Para ele, esse aplicativo funciona muito bem quando precisa editar um documento no Word ou anotar uma transação no QuickBooks, mas está longe de seu computador ou apenas com preguiça de levantar do sofá para procurá-lo. Ele recomenda aos advogados que confiram, também, os aplicativos Screens VNC (da Apple, para iPhone e iPad, compatível com iOS e OS X) e GoToMyPC (para Android, iPhone e iPad), compatível comWindows e OS X).

Alexandre Atheniense — Eu uso o Log MeIn, um aplicativo que permite o acesso remoto ao computador, com várias funções, como controle remoto, transferência de arquivos, acesso a dispositivos móveis e muito mais. O Log MeIn Free (gratuito) permite ao usuário o controle do computador remoto, como se estivesse sentado à frente dele. O LogMeIn Pro acrescenta alguns recursos, como transferência de arquivos, compartilhamento de arquivos, impressão remota (imprimir documentos, a partir do computador remoto para uma impressora próxima, de vídeo HD e som). Quando você necessitar acessar o seu computador remotamente, basta ir ao site do LogMeIn e se conectar a sua conta. O LogMeIn usa criptografia de 256 bit SSL. Os usuários do iPhone e iPad podem baixar o aplicativo LogMeIn gratuito, para conseguir acesso ao computador remoto. Os usuários do Android precisarão comprar o Android LogMeIn ($ 29.99 no Android Market).

Gerenciar senhas: LastPass e 1password

Esses dois gerenciadores de senha são muito bons. Eles possibilitam aos usuários acessar suas senhas no dispositivo, computador ou qualquer navegador, sem falhas de segurança. O autor diz que usa o LastPass, compatível com iOS, Android, Windows, OS X, Linux e computação em nuvem). E não sabe como pode viver sem esse aplicativo, antes de descobri-lo. Mas recomenda aos advogados que confiram também o 1password (1senha), compatível com iOS, Android, Windows, OS X e computação em nuvem).

Alexandre Atheniense — Em minha opinião, o 1password é um aplicativo indispensável. A necessidade de gerenciar uma quantidade cada vez maior de senhas demanda a utilização de um aplicativo para essa finalidade. Uma vantagem, que destaca o 1passowrd, é a possibilidade de fazer backup e restaurar o arquivo de dados criptografado com o Dropbox. Isto facilita muito a sincronização de todas as suas senhas entre vários dispositivos.

Comunicar-se e fazer videoconferências: Skype e GoToMeeting

O Skype, compatível com iOS, Android, Windows, OS X e Linux, é uma ferramenta de trabalho e de comunicações, em geral, indispensável para quem precisa ficar em contato com o escritório, com clientes, com pessoas da família e amigos, quando estiver em qualquer lugar. É ótimo para videoconferência e também para fazer e receber chamadas telefônicas.

O GoToMeeting, sugerido por Alexandre Atheniense, permite a realização de videoconferências com até 15 pessoas. Usando uma ferramenta de conferência pela Web, você pode compartilhar qualquer aplicativo em seu computador, em tempo real. Os demais participantes podem aderir à videoconferência em segundos.

Alexandre Atheniense — Pessoalmente, uso o GoToMeeting porque é uma solução estável e que me permite grande flexibilidade para convocar videoconferências com clientes e parceiros. Já cheguei a criar uma videoconferência com 15 pessoas, simultaneamente, com imagem em alta definição. Um ponto forte do GoToMeeting é que ele torna possível convidar para a sala de reunião virtual usuários que só estejam usando telefones ou mesmo portando smartphones ou tablets. Além disso, é possível compartilhar um documento que esteja sendo visualizado na tela, permitindo, se for o caso, que o interlocutor assuma os comandos do teclado e do mouse do computador do apresentador ou mesmo compartilhar sua tela.

Na minha opinião, a vantagem do GoToMeeting é a facilidade de engajamento dos clientes na utilização da videoconferência. Mesmo que jamais tenham utilizado uma solução de videoconferência antes, a adaptação é simples e com isso há uma enorme economia de deslocamento e sobretudo cria oportunidades de negócios além dos limites geográficos presenciais.

Outras ferramentas úteis

O iPad não vem com uma calculadora. O autor recomenda o Soulver, compatível com iOS, que é uma espécie de cruzamento entre a calculadora e o Excel, mas melhor que os dois. Para ele, esse é um aplicativo muito bom para se calcular acordos complexos ou taxas de contingência às carreiras. Também pode ser usado no iPhone.

O Instapaper, compatível com iOS e computação em nuvem, é uma ferramenta fantástica, diz o autor, para guardar coisas para serem lidas mais tarde. Ele usa esse aplicativo para guardar reportagens ou artigos longos, que só poderá ler no iPad, quando tiver tempo para isso.

Esses são os aplicativos que o autor usa todo o tempo. Mas ele admite que existem muitos outros que podem tornar o trabalho e a vida dos advogados mais fácil e mais produtiva. Os próprios advogados devem ter mais algumas boas sugestões para seus colegas.